TALLER No.4

TALLER No. 4

1. NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

LEY 594 DE 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

LEY 527 DE 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las t ecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

DECRETO 2150 DE 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
La planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.


ACUERDO 060-2001
ARTICULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2. NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

COMUNICACIÓN INTERNA:
Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias, desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados para ser ingresados al Sistema.

COMUNICACIÓN EXTERNA:

Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.
Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

JUEGO DE CORRESPONDENCIA:

El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:
Original: Destinatario
Primera copia: Consecutivo General.
Segunda Copia: Dependencia responsable.
Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.

RADICACIÓN DE ENTRADAS
La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL. Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL. No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.

RADICACIÓN INTERNA

Es la correspondencia recibida, se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.

MEMORANDOS. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los controles y se radica.

OFICIOS INTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los controles, y se radica.

RADICACIÓN EXTERNA

OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias, Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los controles, y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS:

Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA:

El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de colores, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.
Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario, con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

MENSAJERÍA EXTERNA.

El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.

CORREO:

El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) la dependencia responsable deberá diligenciar los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.



MAPAS CONCEPTUALES

NORMATIVIDA

NORMAS TECNICAS


5. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y
DESPACHO DE DOCUMENTOS

GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO: Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.



GANCHOS DE COSEDORA: Son ganchos metalizados que se encuentran en la cosedora y es el encargado de coser trabajos, o documentos.

RESALTADORES: Son marcadores de colores florecentes suaves, su función es resaltar palabras o códigos importantes en un documento.

TIJERAS: Es una herramienta de corte usada en amplios ámbitos de la actividad humana. Consta de dos hojas metálicas, afiladas.


LAPICEROS: Son elementos que sirven para hacer escribir documentos, firmas.

BORRADOR: Es un elemento encargado de borrar toda clase de escritos, tachones, en lápiz o existen unos que son especialmente para estero.

PEGANTE: Es un elemento el cual sirve para pegar papel, existen dos presentaciones líquido y sólido.




A Z TAMAÑO OFICIO




ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN: Es una carpeta encargado de guardar documentos importantes de una empresa, con un determinado orden de abecedario.


COSEDORA: Es un accesorio pequeño utilizado para pegar y coser documentos o trabajos.


PERFORADORA: Es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas con anillas









CD. FORMATO DVD + R SPINDLE: Es un disco compacto óptico utilizado para almacenar información no volátil, el mismo medio utilizado por los CD de audio, puede ser leído por un ordenador lector de CD-ROM. Un CD-ROM es un disco de plástico plano con información digital codificada en una espiral desde el centro hasta el borde exterior.



SELLOS: Es un instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar documentos. Suele acompañar una o más firmas.


SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA: Es un titular diseñado para introducir documentos.

SOBRE BLANCO: Es un plagues diseñado para introducir cartas por correspondencia de envió que van dirigidas a personas o empresas.


HUELLERO:

CAJONERA: Es una conjunto de cajones para introducir documentos.
COMPUTADOR: Es un ordenador o máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil.



IMPRESORA: Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.



SCANNER: Dispositivo que utiliza equipo sensible a la luz para convertir una foto o texto impreso en información digital que puede ser manipulada por una computadora. El término comúnmente utilizado para la acción ejecutada con este dispositivo es escanear.


FAX : Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

TELEFONO: El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales vocales por medio de señales eléctricas

.
FOTOCOPIADORA: Una fotocopiadora es aquella máquina o artefacto que utilizamos para copiar algún documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel.

TALLER No:3

TALLER No: 3

• DEFINA EL CONCEPTO DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos, tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción.

• INVESTIGUE SOBRE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Unidad establecida de acuerdo a la estructura s de la entidad para gestionar de manera centralizada y normalizada la recepción, clasificación, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental interna y externa.

• DEFINA CONCEPTO DE COMUNICACIÓN OFICIAL: Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en una entidad, independientemente del medio utilizo.
Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes y numero.

• INVESTIGUE EL CONCEPTO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Y ENUMERE LOS PASOS DE ESE PROCESO ARCHIVISTICO.
• Las Tablas de Retención Documental es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
• Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.
• La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánico funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales.
• Así mismo se siguen las etapas para la elaboración de las mismas, enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, así:
• PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.
• Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
• SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.
• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan Su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.”
• TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
• El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
• CUARTA ETAPA. Aplicación
• Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.”
• ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
• La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.


• DEFINA EL CONCEPTO DE MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
ARCHIVO: Lugar donde se guardan documentos. Conjunto de documentos.
Agrupación de información que puede ser manipulada de forma unitaria por el sistema operativo de un ordenador. Un fichero puede tener cualquier tipo de contenido (texto, ejecutables, gráficos, etc.) y posee una identificación única formada por un 'nombre' y un 'apellido', en el que el nombre suele ser de libre elección del usuario y el apellido suele identificar el contenido o el tipo de fichero.
CORRESPONDENCIA: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

ESTABLESCA LA DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA;

El archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia, y la correspondencia recibe y envía documentos a personas naturales y al archivo, cuando los documentos son esta dependencia.

IDENTIFIQUE Y CONSIGNE LAS PARTES QUE CONFORMAN EL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.
Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)

Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal, confidencial.
Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.

Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema.
Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo personal de los funcionarios.
Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc.
Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, codificado por asuntos o temas, etc. En todos los casos es conveniente incluir la tabla completa de los ítems o temas que conforman el archivo, independientemente del sistema elegido; la codificación de las dependencias o el listado alfabético de las mismas.
Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.
Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los medios reprográficos (como la perforadora).
Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración de Documentos.
Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM) etc.
Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.
Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de Documentos.
Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.

CONCLUSIONES
El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.

TALLER No. 1

TALLER No. 1

• IDENTIFIQUE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS Y EQUIPOS NECESARIOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA REALIZACION DE LAS LABORES PROPIAS DEL AREA.

Armarios archivadores verticales metálicos para oficina
Armarios archivadores metálicos para archivos visibles
Armarios archivadores de madera
Armarios archivadores pirorresistentes para oficina
Armarios archivadores para placas de maquinas de imprimir direcciones
Archivadores para listados de ordenadores
Sistemas de archivos suspendidos
Sistemas automatizados de archivos con transportadores
Sistemas de archivo en armarios móviles metálicos
Sistemas de archivo motorizados para tarjetas o documentos
Sistemas de archivo en elementos apilables de plástico
Sistemas de archivo para estarcidos y placas offset
Clasificadores giratorios de oficina, metálicos
Muebles archivadores para oficinas de proyectos
Archivadores personales de oficina, metálicos
Clasificadores para facturas y pedidos
Clasificadores expandibles
Carpetas clasificadoras y con resorte de palanca
Clasificadores para disquetes flexibles
Clasificadores para dibujos, documentos y planos
Ficheros de rueda
Índices de plástico para oficina
Cajas de cortón para fichas y para archivos
Ficheros y divisores de cartón
Ficheros y divisores de plástico
Sujeta libros para librerías y bibliotecas
Elementos y accesorios para sistemas de archivo
Equipos de archivo según especificación del cliente.

• IDENTIFIQUE LOS DIFERENTES MANUALES DE OPERACIÓN DE ESOS EQUIPOS Y ELEMENTOS PARA LA LABOR ARCHIVISTICA Y ELABORE UN LISTADO.

COMPUTADOR: Es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Está compuesta por una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud y rapidez, la información solicitada por el usuario en forma ordenada y organizada, previamente programada.

REDES: Es un conjunto de equipos (computadores y/o dispositivos ) conectados por medio de cables. Señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos que comparten información (archivos) (CD ROM, impresoras, etc) Servicios (Internet, e mail, chat, juegos etc.)

FAX: Es un sistema que permite transmitir información escrita a distancia por la línea telefónica.

INTERNET: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectados TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial.

BASES DE DATOS: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para consulta.

CORREO ELECTRONICO: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes mensajes o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
Es una herramienta telemática es decir, aquella herramienta basada en un conjunto de técnicas y servicios que combinan las telecomunicaciones y la informática y que se constituye en el correo del Tercer Milenio.

FOTOCOPIADORAS: Una fotocopiadora es un aparato para hacer copias en papel de un documento impreso. Actualmente, están siendo sustituidas por su evolución, los equipos multifunción. Esto equipos además permite el uso separado como escáner de computadora e impresora, la tecnología digital además permite funciones muy interesantes como la supresión de bordes, la función escanear una vez, imprimir varias; La alternativa sin memorización de hojas seria repetir la primera hoja, luego la segunda, etc. Y después reordenar todas las hojas.

SELLOS: Se crearon con el fin de dejar constancia de la recepción de documento, las unidades de correspondencia deberán contar con ello como recibido, devuelto, radicado y urgente; y lo demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

CARPETAS: Sirven para darle tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la conservación y clasificación de los mismos, cada unidad administrativa deberá contar como mínimo una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

CASILLEROS: Unidades de correspondencia centralizada, la recepción y envió de las comunicaciones es deber contar con muebles dotados con divisiones que permitan el almacenamiento temporal de los mismos, y la ubicación.

PERFORADORA: Es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas.

COSEDORA: accesorio para evitar la pérdida de los documentos por medio de la perforación de los mismos que son sostenidos por un gancho metálico.

INTRANET: Comunicación interna de luna entidad que usa el sistema de redes como base para la comunicación ágil y eficaz.



ORGANIGRAMA CENTRO DE CORRESPONDENCIA INTER SERVICIOS LTDA.

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA: JEFE. Se encarga del enrutamiento y control de los documentos teniendo en cuenta a que departamento y/o entidad pertenecen, elaborando las corresponden guías o planillas, que son el soporte de la entrega.

UNIDAD DE ARCHIVO: se encarga de recibir, verificar y corroborar que la información anotada en cada guía sea la verdadera, luego se organiza en orden numérico accedente, para luego enviar el correspondiente informe al cliente.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: es la encargada de recibir encasillar y enrutar la correspondencia para ser entregada a los mensajeros.

UNIDAD DE MENSAJERIA: encargada de asignar las rutas a cada mensajero y controlar los tiempos de cada entrega.

























LEGAJOS NECESARIOS PARA UBICAR LOS DOCUMENTOS:

PRODUCCION DOCUMENTOS 2

Buenas noches

Profe Liliana

Durante el tiempo que duro la capacitación me senti muy bien, aprendi bastante, aclare muchas dudas, además con su forma de ser me diverti mucho; nunca cambie profe mil gracias por hacernos participes de sus conocimientos.

Gracias.................................

CARTAS DE RENUNCIA Y AGRADECIMIENTO

Bogotá, 11 de agosto de 2010



Señora
CLARA ISABEL GUERRERO DE MOYANO
Gerente
Recurso Humano
INTER SERVICIOS LTDA
Bogotá D.C.


Respetada señora.
Por la presente presento formalmente mi renuncia laboral, a partir del 16 de septiembre del 2010, al cargo de Analista de Recurso Humano, el cual ejercí durante los últimos catorce años.

Durante ese tiempo, tuve la oportunidad de crecer intelectual, personal y moral mente. Le comunico que los motivos de mi renuncia son estrictamente personales.

Agradezco la oportunidad y confianza que me han brindado ustedes durante este periodo dentro de su empresa.

Atentamente,


LUZ STELLA ALVARADO AREVALO
C.C. 41681156 de Bogotá







Bogotá, 11 de agosto de 2010


Señora
CLARA ISABEL GUERRERO DE MOYANO
Gerente
Recurso Humano
INTER SERVICIOS LTDA
Bogotá D.C.


Estimada señora,
Me dirijo a usted para agradecerle la entrevista que mantuvimos el pasado viernes, en la que conversamos a cerca de mi experiencia laboral como Asistente del Departamento de Gestión Documental.

Quisiera también, reiterarle mi interés en formar parte de su equipo de trabajo, ya que me siento capacitada para realizar con éxito las funciones de archivo, asignadas al puesto vacante.

A la espera de nuevas noticias, le agradezco el interés demostrado en mi candidatura, quedo a su entera disposición y respuesta.
Atentamente,


LUZ STELLA ALVARADO AREVALO
C.C. 41681156 de Bogotá

TEXTOS

INSTRUCTIVOS:
El día de mañana iniciaran labores, por lo tanto no olviden presentarse puntualmente a las 7:00 AM, Debidamente uniformados, portando el carne de identificación de la compañía y su equipo de comunicaciones, durante dos días estarán a cargo de la Dirección de Operaciones recibiendo inducción acerca de las funciones que van a desempeñar.

PREDICTIVOS:
Durante el año 2010 los Aries estaréis rebosantes de salud. Aquellas metas que habías propuesto durante el año pasado que no hayáis conseguido todavía y que estén relacionadas con la salud, las conseguiréis durante los próximos doce meses.
Físicamente sufrirás un cambio espectacular, pero tampoco os vayáis a pensar que todo va a ser muy fácil, y por arte de magia

EXPLICATIVOS:
En el teatro contemporáneo cabe distinguir tres direcciones: teatro poético, teatro costumbrista y teatro cómico. El teatro poético es una reacción contra el realismo naturalista; su mejor representante es Jacinto Benavente. En el teatro cómico se permiten todos los disparates y contrasentidos con tal de provocar la risa. Un autor de esta tendencia es Enrique Jardiel Poncela.

ARGUMENTATIVOS:
Los automóviles son los principales causantes del efecto invernadero o cambio climático, pero dado que es muy difícil reducir su uso, los biocombustibles están teniendo un auge sin precedentes como alternativas viables de combustibles más sustentables que los derivados del petróleo. Entre estas nuevas opciones se encuentra el etanol, también conocido como alcohol etílico o de grano; o Bioetanol, para distinguirlo del alcohol sintético se obtiene de petróleo crudo, gas o carbón.

RETORICOS:
Nosotros los archivistas en Colombia
Recepcionamos, distribuimos, tramitamos, organizamos, conservamos y custodiamos los documentos bajo la normas del Archivo General de la Nación.
Estamos comprometidos con esta causa, nos capacitamos en el servicio nacional de aprendizaje Sena ya pronto estaremos listos para proyectar nuestra sabiduría con emprendimiento y dedicación.

NARRATIVOS: Actualmente se destruyen, en América, bosques inmensos que nadie se preocupa por replantar. Tan brutal destrucción de lo que en sentido físico representa los pulmones de la tierra, merece de vuestra benevolencia juvenil el calificativo de “industria forestal”. Una industria como la de los indios cuando cambiaban oro por vistosos collares .

DESCRIPTIVO:
En el parque había un hombre tan viejo que parecía no tener edad, tenia barbas largas y blancas vestía harapos muy sucios, tenía mucha hambre y rogaba a la gente para que le regalaran algo de comer o una moneda, las personas eran indiferentes.

CONVERSACIONALES.
a) ¿Hola que tal?
b) Bien ¿Cómo estás?
c) Bien trabajando mucho ¿cuéntame que es de tu vida?
d) Dedicado al trabajo, al estudio y a la familia………

LECCIÓN 20 MECANET

08/08/2010 20:09:33
http://www.mecanet.tk

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Resultados para: Lección 20 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el domingo, 8 de agosto de 2010 a las 08:09 PM


Nº de palabras: 281
Palabras/minuto: 18
Pulsaciones/min: 125
Tiempo: 14 m. 50 sg.
Nº de errores: 29 (1%)
Nº de aciertos: 1868 (99%)
Nota: 84 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
a : 3
s : 1
d : 3
e : 1
r : 4
t : 4
u : 2
i : 3
c : 1
v : 1
n : 1
é : 1
ó : 2
I : 1
. : 1


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCIÓN 19 MECANET

08/08/2010 19:51:59
http://www.mecanetportable.tk

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 19 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el domingo, 8 de agosto de 2010 a las 07:51 PM


Nº de palabras: 243
Palabras/minuto: 16
Pulsaciones/min: 109
Tiempo: 15 m. 7 sg.
Nº de errores: 35 (2%)
Nº de aciertos: 1653 (98%)
Nota: 75 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 3
s : 2
j : 1
l : 2
e : 1
r : 2
t : 2
y : 1
o : 1
p : 1
m : 1
á : 4
é : 1
ó : 3
ú : 1
A : 3
C : 3
, : 2


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCION 18 MECANET

08/08/2010 19:33:56
http://www.mecanet.tk

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 18 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el domingo, 8 de agosto de 2010 a las 07:33 PM


Nº de palabras: 164
Palabras/minuto: 6
Pulsaciones/min: 75
Tiempo: 25 m. 46 sg.
Nº de errores: 48 (2%)
Nº de aciertos: 1949 (98%)
Nota: 64 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 1
s : 3
d : 1
f : 3
g : 1
j : 1
l : 2
e : 1
r : 2
t : 8
u : 1
i : 1
o : 2
z : 3
x : 1
c : 2
v : 2
b : 7
n : 2
m : 2


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.


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LECCION 17 MECANET

08/08/2010 18:43:56
http://www.mecanet.tk

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Resultados para: Lección 17 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el domingo, 8 de agosto de 2010 a las 06:43 PM


Nº de palabras: 314
Palabras/minuto: 20
Pulsaciones/min: 134
Tiempo: 15 m. 3 sg.
Nº de errores: 29 (1%)
Nº de aciertos: 2030 (99%)
Nota: 86 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 6
s : 1
h : 2
l : 4
e : 3
r : 1
t : 3
i : 2
o : 2
c : 2
v : 1
n : 1


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCION 16 MECANET

07/08/2010 19:46:53
http://www.cursomecanet.tk

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 16 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 07:46 PM


Nº de palabras: 237
Palabras/minuto: 14
Pulsaciones/min: 99
Tiempo: 16 m. 25 sg.
Nº de errores: 40 (2%)
Nº de aciertos: 1641 (98%)
Nota: 73 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 2
s : 2
d : 2
h : 1
l : 1
w : 2
e : 2
r : 4
t : 7
o : 4
p : 1
x : 7
c : 1
v : 1
n : 1
m : 1


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCION 15 MECANET

07/08/2010 19:13:44
http://mecanet.edicypages.com

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 15 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 07:13 PM


Nº de palabras: 302
Palabras/minuto: 23
Pulsaciones/min: 138
Tiempo: 12 m. 41 sg.
Nº de errores: 30 (1%)
Nº de aciertos: 1754 (99%)
Nota: 87 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 3
s : 3
d : 2
l : 1
e : 1
r : 2
t : 1
u : 5
i : 1
o : 2
p : 1
z : 1
c : 2
v : 1
n : 1
m : 2


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCION 14 MECANET

07/08/2010 18:40:12
http://mecanet.edicypages.com

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 14 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 06:40 PM


Nº de palabras: 207
Palabras/minuto: 13
Pulsaciones/min: 110
Tiempo: 15 m. 46 sg.
Nº de errores: 47 (2%)
Nº de aciertos: 1745 (98%)
Nota: 76 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
a : 4
s : 1
l : 3
r : 7
y : 6
u : 1
i : 2
o : 4
p : 1
z : 2
c : 4
n : 4
m : 8


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCION 13 MECANET

07/08/2010 18:23:10
http://mecanet.edicypages.com

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Resultados para: Lección 13 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 06:23 PM


Nº de palabras: 231
Palabras/minuto: 13
Pulsaciones/min: 113
Tiempo: 17 m. 17 sg.
Nº de errores: 50 (2%)
Nº de aciertos: 1962 (98%)
Nota: 76 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
a : 7
s : 3
d : 1
h : 2
j : 1
l : 3
e : 4
r : 2
t : 1
u : 3
i : 5
o : 2
c : 2
v : 2
b : 8
n : 2
m : 2


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

LECCION 12 MECANET

07/08/2010 18:01:33
http://mecanet.edicypages.com

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Resultados para: Lección 12 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 06:01 PM


Nº de palabras: 212
Palabras/minuto: 10
Pulsaciones/min: 100
Tiempo: 19 m. 40 sg.
Nº de errores: 72 (3%)
Nº de aciertos: 1977 (97%)
Nota: 68 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 6
s : 4
d : 3
l : 5
e : 7
r : 4
t : 10
u : 2
i : 4
o : 5
c : 3
v : 3
b : 6
n : 6
m : 2


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.

LECCION 11 MECANET

07/08/2010 17:33:52
http://mecanet.edicypages.com

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 11 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 05:33 PM


Nº de palabras: 201
Palabras/minuto: 12
Pulsaciones/min: 119
Tiempo: 16 m. 27 sg.
Nº de errores: 53 (2%)
Nº de aciertos: 1965 (98%)
Nota: 77 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 3
s : 2
d : 5
f : 1
g : 1
l : 4
ñ : 2
e : 5
r : 6
i : 4
o : 2
p : 1
c : 4
n : 9
m : 2


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

EXAMEN 2 MECANET

06/08/2010 5:55:06
http://www.cursomecanet.tk

--------------------------------------------------------------------------------


Examen nº 2


Pulsaciones/min: 85
Nº de errores: 52 (4%)
Nº de palabras: 225
Palabras/minuto: 15
Tiempo: 14 m. 28 sg.
Nº de aciertos: 1241 (96%)
Nota: 56 (sobre 100)
Retroceso permitido: NO

Num. de errores cometidos por letras:

--------------------------------------------------------------------------------


ESPACIO : 4
a : 3
d : 2
g : 2
j : 1
l : 2
e : 2
r : 2
t : 2
i : 2
o : 2
c : 2
n : 1
m : 3
á : 1
é : 2
ó : 7
Q : 1
Y : 4
, : 3
. : 2
? : 1
¿ : 1

--------------------------------------------------------------------------------

Texto que ha escrito:

Había una vez, una gallinota colorada que encontró un grano de trigo.
Quién sembrará este trigo , preguntó. Yo no, dijo el cerdo Yo no,
dijo el gato. Yo no, dijo el perro. Yo no, dijo el pavo. Pues
entonces, dijo la gallinita colorada, lo haré yo. Clo-Clo!. Y ella
semb´ro l granito de trigo. Muy pronto el trigo enpezó a cercer.
¿Quién cortará este trigo?. pregun´t la gallinita. Yo no, dijo el
cerdo. Yo no, dijo el gato. Yo no, dijo el perro. Yo no, dijo el
pavo. Pues entonces, dijo la gallinira colorada, lo haré yo. Clo-clo!.
y ella corto el trigo. ¿uien llevara este trigo al molino?,
pregunto la gallinita Yo no, dijo el cerdo. Yo no, dijo el gato. Yo
o, dijo el perro. Yo no, dijo el pavo. Pues entonces, dijo la
allinita colorada, lo haré yo. Clo-clo!. y ella llevó el trigo al
olino y muy pronto volvio con una bolsa de harina. ¿Quién anasará estt harina?,
pregunto la gallinita. Yo no, Dijo el cerdo. Yo no, dijo el gato. Yo no,
dijo el perro. Yo no, dijo el pavo. Pues entonces, dijo la gallinita colorada,
lo haré yo. Clo-clo! y ella amaso la harina y horneó un rico pan.
¿Quien comerá este pan?, preguntó la gallinita. Yo!. dijo el cerdo.
Yo!, dijo el gato. Yo!, dijo el perro. o!. dijo el pavo.
Pues no, dijo la llinita colorada.
Lo comeré YO. Clo-clo !. Y se comió el pan con sus pollitos.

EXAMEN 1 MECANET

06/08/2010 5:32:55
http://www.mecanet.tk

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Examen nº 1


Pulsaciones/min: 86
Nº de errores: 30 (2%)
Nº de palabras: 214
Palabras/minuto: 15
Tiempo: 13 m. 56 sg.
Nº de aciertos: 1203 (98%)
Nota: 68 (sobre 100)
Retroceso permitido: NO

Num. de errores cometidos por letras:

--------------------------------------------------------------------------------


ESPACIO : 1
a : 4
l : 2
t : 4
i : 1
c : 2
b : 1
é : 1
í : 1
ó : 4
Y : 1
, : 4
- : 2
! : 2

--------------------------------------------------------------------------------

Texto que ha escrito:

Erase en cierta ocasión un cuervo el de más negro plumaje, que habiraba en
el bosque y que tenía dierta fama de vanidoso. Ante su vista se extendían
ampos, sembrados y jardines llenos de florecillas... y una preciosa
casita balnca, a través de cuyas abiertas ventanas se veía al ama de la
casa preparando la comida del dia. -Un queso'- murmuró el cuervo y sintiò
que el pico se le hacia agua.
El ama de la casa, pensando que así el queso se mantendría más fresco,
colocó el plaro con su contenido cerca de la abierta ventana. .que queso
tan sabroso¡- volvio a suspirar el cuervo, imaginando que se lo apropiaba
Volo el ladronzuelo hasra la ventana y tomando el queso en el pico. se
fue muy contento a ssaorearlo sobre las ramas de un árbom.
Todo esto que acabamos de referir había sido visto tambien por un a stuta
zorra, que llevaba bastante tiempo sin comer. En estas circunsrancias vio
la zorra llegar ufano al cuervo a la más alta rama del arbol. -Ay, si yo
pudiera a mi vez robar a ese ladrón! -Buenos días, señor cuervo. El cuervo
callaba. Miró hacia abajo y contempló a la zorra, amable y sonriente.
-Tenga usted buenos días -repitó aquella, comenzando a adurarle de esta
manera. .Vaya, que está usted bien elegante con tan bello plumaje

LECCION 10 MECANOGRAFIA

04/08/2010 21:54:11
http://www.mecanetportable.tk

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Resultados para: Lección 10 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el miércoles, 4 de agosto de 2010 a las 09:54 PM


Nº de palabras: 208
Palabras/minuto: 11
Pulsaciones/min: 107
Tiempo: 17 m. 55 sg.
Nº de errores: 90 (4%)
Nº de aciertos: 1932 (96%)
Nota: 63 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 4
s : 6
d : 8
h : 5
l : 6
e : 1
r : 6
u : 2
i : 10
o : 7
p : 3
c : 14
n : 10
m : 6


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.

/08/2010 9:35:05
http://www.cursomecanet.tk

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Resultados para: Lección 9 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el martes, 3 de agosto de 2010 a las 09:35 PM

Nº de palabras: 306
Palabras/minuto: 23
Pulsaciones/min: 125
Tiempo: 12 m. 46 sg.
Nº de errores: 42 (2%)
Nº de aciertos: 1600 (98%)
Nota: 78 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 7
s : 6
f : 1
g : 1
h : 5
l : 4
ñ : 1
e : 3
r : 1
u : 4
i : 3
o : 5
p : 1


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

“Desde el grito Independentista, hasta el papel protagónico en todos los campos de la Economía y dirección del país que hoy tiene la mujer, se puede ver la huella de una lucha por sus ideas, derechos y sueños que han evolucionado, también hacia el papel de los hijos e incluso, de los abuelos en la familia.”
_____________________
Katiuska Vera, Cafam Vive más, Análisis de la familia en Colombia.

La negligencia en la formación de los futuros dirigentes, abona peligrosamente el terreno del nepotismo y los gobiernos de caprichosos. La ignorancia de las masas abre el sendero de administraciones omnímodas y la promulgación de leyes, a la postre cadena y yugo, representados en onerosos impuestos y cargas económicas, aplicadas a la fuerza.

Gerney Ríos González, Liderazgo Estratégico


En general los periodistas hacemos preguntas. Es casi con toda certeza la principal destreza que debemos poseer o desarrollar.

Abril Torres, La Nación Argentina

LECCION 8 DE MECANOGRAFIA

Resultados para: Lección 8 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el lunes, 2 de agosto de 2010 a las 09:51 AM


Nº de palabras: 260
Palabras/minuto: 15
Pulsaciones/min: 108
Tiempo: 17 m. 15 sg.
Nº de errores: 41 (2%)
Nº de aciertos: 1877 (98%)
Nota: 75 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
a : 5
s : 3
d : 2
l : 2
ñ : 3
e : 4
r : 9
u : 1
i : 2
o : 6
p : 4


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

Leccion 7

Resultados para: Lección 7 del curso MecaNet
Realizado el domingo, 1 de agosto de 2010 a las 02:17 PM
Nº de palabras: 292
Palabras/minuto: 15
Pulsaciones/minuto: 90
Tiempo: 18 m. 52 sg.
Nº de errores: 31 (1%)
Nº de aciertos: 1712 (99%)
Nota: 76 (sobre 100)
Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 4
s : 1
f : 3
g : 3
h : 3
l : 1
r : 6
u : 3
i : 5
Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

NORMATIVIDAD PRODUCCION DOCUMENTAL

PRODUCCION DOCUMENTAL

Ley 43 de 1913
El uso de tinta indeleble para documentos oficiales
Ley 527 de 1999
Art. 7 Sobre mensajes de datos y firmas digitales

CODIGO PENAL

Art. 218 a 228 Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.
Art. 231 Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos

CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL
Art. 261 sobre el valor probatorio del documento publico
262 a 263 sobre el valor probatorio del documento privado

CODIGO DEL COMERCIO

Art. 48 Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales, medio para el asiento de operaciones.
Art. 51 Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad
Art. 54 Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial

Dec. 2649 de 1993
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Art. 123 soportes contables

Dec. 1584 de 1994
Documentación indispensable registro proponentes cámaras de comercio
Dec. 2150 de 1995
Art. 11, 12, 23, 24 Uso de formatos únicos
Acuerdo AGN 60 de 2001
Art. 4, 6, 9, 14 Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
NTC 1673 “Papel y cartón”: papel para escribir e imprimir
NTC 2223: 1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta liquida para imprimir.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
NTC 2676 Durabilidad soportes aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de discos flexibles de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas.
NTC 3393 Elaboración de documentos comerciales.

LECCION 5 MECANOGRAFIA

Resultados de la lección de mecanografía

14/07/2010 21:25:21
http://mecanet.sytes.net

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 5 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el miércoles, 14 de julio de 2010 a las 09:25 PM


Nº de palabras: 304
Palabras/minuto: 12
Pulsaciones/min: 68
Tiempo: 23 m. 31 sg.
Nº de errores: 20 (1%)
Nº de aciertos: 1621 (99%)
Nota: 67 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 3
s : 5
g : 3
h : 1
j : 1
k : 1
l : 1
e : 1
i : 3


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.


--------------------------------------------------------------------------------

LECCION 4 MECANOGRAFIA

Resultados de la lección de mecanografía

14/07/2010 6:11:08
http://mecanet.sytes.net

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 4 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el miércoles, 14 de julio de 2010 a las 06:11 AM


Nº de palabras: 318
Palabras/minuto: 11
Pulsaciones/min: 59
Tiempo: 28 m. 11 sg.
Nº de errores: 42 (2%)
Nº de aciertos: 1684 (98%)
Nota: 57 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 8
a : 2
s : 3
d : 5
f : 4
g : 2
h : 1
j : 4
l : 6
e : 6
i : 1


Estos resultados no son buenos, deberías mejorarlos.


--------------------------------------------------------------------------------

LECCION 3 MECANOGRAFIA

Resultados de la lección de mecanografía

13/07/2010 21:31:51
http://mecanet.sytes.net

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 3 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el martes, 13 de julio de 2010 a las 09:31 PM


Nº de palabras: 233
Palabras/minuto: 13
Pulsaciones/min: 85
Tiempo: 17 m. 34 sg.
Nº de errores: 32 (2%)
Nº de aciertos: 1505 (98%)
Nota: 68 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 14
s : 3
f : 1
g : 3
j : 8
l : 1


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.

LECCION 1 MECANOGRAFIA

Resultados de la lección de mecanografía

13/07/2010 21:57:35
http://mecanet.sytes.net

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 1 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el martes, 13 de julio de 2010 a las 09:57 PM


Nº de palabras: 357
Palabras/minuto: 11
Pulsaciones/min: 63
Tiempo: 30 m. 45 sg.
Nº de errores: 34 (1%)
Nº de aciertos: 1966 (99%)
Nota: 65 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 4
s : 7
d : 3
f : 6
j : 9
k : 2
l : 1
ñ : 1


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.

LECCION 2 MECANOGRAFIA

Resultados de la lección de mecanografía

13/07/2010 21:10:11
http://mecanet.sytes.net

--------------------------------------------------------------------------------

Resultados para: Lección 2 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el martes, 13 de julio de 2010 a las 09:10 PM


Nº de palabras: 246
Palabras/minuto: 11
Pulsaciones/min: 66
Tiempo: 21 m. 43 sg.
Nº de errores: 31 (2%)
Nº de aciertos: 1446 (98%)
Nota: 60 (sobre 100)




Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 8
d : 1
f : 2
g : 11
h : 1
j : 3
l : 2
ñ : 1


Estos resultados no son buenos, deberías mejorarlos.

INFORMACION

1. ¿Como obtengo información? Necesitamos obtener información sobre nuestro entorno, la cual es suministrada por nuestros sentidos exteriores y por nuestro cuerpo, también lo que escriben o dicen las demás personas.

2. ¿Que tipos de fuentes existen? De a cuerdo al origen de la información pueden ser:

a.Fuente de información personal: Ofrecen información sobre, personas o grupos que se relacionan profesionalmente, lo más común es la transmisión oral de la información, aunque después puede fijarse en documentos, cualquier persona o grupo puede puede constituir una fuente personal. Ejemplo asociaciones profesionales.

b.Fuentes de información institucionales: Información sobre una institución u organización que realiza funciones o actividades de interés público. Ejemplo: bibliotecas, centros de documentación. catálogos.

c. Fuentes de información documentales: Proporcionan información a partir o sobre un documento que contiene y tramita la información, esta tipología propicia una nueva clarificación: las fuentes de información según su contenido.

FUENTES DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON EL NIVEL INFORMATIVO O CONTENIDO: Se denominan fuentes de información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer un demanda de información o conocimiento, se clasifican en:

FUENTES PRIMARIAS: Contiene información nueva u original, no tienen ningún esquema predeterminado, se accede a ellas directamente, Ejemplo: libros, revistas, periódicos, semanarios, informes de investigación, actas de congresos, Tesis doctorales, patentes normas Etc.

FUENTES SECUNDARIAS: contienen material conocido, organizado según un esquema determinado: Revistas de resúmenes, índices bibliográficos y de contenido, Boletines de sumarios, índices de citas, Bases de Datos bibliograficas factuales y documentales, directorios, almanaques, anuarios, manuales, diccionarios, enciclopedias, fuentes geográficas Etc., también se les conoce como obras de referencia.

FUENTES DE INFORMACIÓN TERCIARIA: Son aquellas fuentes que contiene información de las secundarias no están muy tratadas en su conceptualización y naturaleza. Ejemplos: Bibliografias de bibliografia, guias de obra de referencia, fotocopias, etc.

En los últimos veinte años la tecnología de la información ha evolucionado tanto que ha provocado un cambio radical en los canales de distribución de información, el espectacular avance de la informática y las telecomunicaciones utilizadas en la producción, distribución, almacenamiento y recuperación de la información. Ejemplo: la digitalización, que permite la interacción de textos, gráficos, sonido, en los nuevos soportes de CD ROOM.

Utilización de redes locales, nacionales, e internacionales.

Ordenadores, diketes. cintas magnéticas e Internet. correo electrónico, conferencias electrónicas y boletines de alerta.

3. ¿Que es y como se logra una lectura significativa. Es lograr un aprendizaje en forma racional y no arbitraria con conocimientos y experiencias previas, almacenadas en nuestra estructura cognositiva. De hay que esas ideas, hechos y circunstancias son comprendidos y asimilados significativamente.

4. ¿Como expreso gráficamente la información? Mediante diagramas y fujogramas, diagrama es el que se encarga de organizar en un espacio contenidos, escritos visuales, audiovisuales, libros . diarios y revistas.

Flujograma es la representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.

¿Defina cuadro sinóptico? Es un resumen esquematizado, que permite visualizar la estructura y organización del contenido expuesto en un texto puede elaborarse con ayuda de llaves, diagramas o utilizar una serie de columnas e hileras.

Diagrama de Gannt: Es una herramienta que le permite al usuario modelar la plantificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto, teniendo en cuenta el tiempo determinado para la realización de las tareas, mostrando el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo.

Mapa Conseptual: Es una forma de sintetizar información, para comprender, captar la información mas facilmente en el momento de aprender.

Histograma: Es una representación gráfica de una variable en forma de barras donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados. En el eje vertical se representan las frecuencias, y en el eje horizontal los valores de las variables, normalmente señalando las marcas de clase es decir la mitad del intervalo en que están agrupados los datos. Los mas frecuentes en ciencias sociales, humanas y económicas y permite la comparación de los resultados de un proceso. Existen diferentes tipos:

Diagrama de barras simples: Representa la frecuencia simple (absoluta o relativa).

Diagrama de barras compuestas: Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada. o sea a partir de dos variables

Diagrama de barras agrupadas: conjunto de barras que clasifican diferentes modalidades.

Polígono de frecuencia: Gráfico de lineas que representa la frecuencia absoluta de los valores.

Ojiva porcentual: Es un un gráfico acumulativo, se utiliza para representar el rango porcentual de cada valor.

Otras formas de graficar información: Cartogramas, pirámides de población, pictogramas, etc.

COMUNICACIÓN Mayo 22 de 2010

Desarrollamos un taller sobre la comunicacion es el elemento principal en nuestro diario vivir, la utilizamos en todos los procesos que desarrollamos.

Nos capacitamos sobre:

Los elementos de la comunicacion

Los tipos de comunicacion

Comunicacion Eficas

Aprender a escuchar, como parte de la comunicacion

factores que conducen a una comunicacion positiva o negativa.

TECNICAS PARA RESUMIR

DESARROLLAR PROCESOS COMUNICATIVOS EFICACES Y ASERTIVOS

INSTRUCTOR

LILIANA BOHORQUEZ

APRENDIZ

LUZ STELLA ALVARADO DE NIVIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

COORDINACION

GESTION DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACION

TECNICO EN ASISTENCIA EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL

GRUPO 63761

BOGOTA, JUNIO 24 DE 2010

OBJETIVOS: Desarrollara conocimientos acerca de la metodologia para resumir, aplicando las normas establesidas por Incontec.

CONTENIDO:

1. ¿Que metodología utiliza para hacer un resumen?
2. ¿Cuales son las metodologías para resumir?
3. ¿Que es cohesión y coherencia?
4. ¿Que es? Micro, macro, y super estructura en un texto.
5. Defina redaccion y diferencie: Redaccion comercial, redaccion personal, Redaccion diplomática, Redaccion epistolar.
6. Defina conectores, Repeticiones, sustitucion, elipsis, correferencia.

DESARRROLLO

1. La metología que uso para realizar un resumen es la lectura completa investigar los significados de las palabras desconocidas, tomar las ideas principales y realizar mi propio concepto.

2. Las metodologías son:

Escritura abreviada (tachado y Subrayado): Consiste en reducir una selacción a una cantidad especifica de palabras. el número límite es reduicr el original del texto a una tercera parte. Es necesario tachar todas las palabras que pueda suprimirse del texto sin cambiar la idea principal.

Subrayado: Es marcar el texto con un color diferente las palabras que son importantes en el texto.

El Esquema: Es organizar el texto con ideas claras. Realizar un marco de referencias con los puntos más importantes sobre el tema ordenadamente.

El organizador Gráfico: Es un diagrama esquemático de los conceptos mas importantes. Esta técnica es muy utilizable para cuando el texto no tiene un formato organizado.

El Cuadro Sinóptico: Es un bosquejo del texto donde se anota lo escencial sin detalles minuciosos.

Fichas Técnicas: son tarjetas de cartulina donde se organizan las ideas escenciales y se subraya lo principal y se guardan ordenadamente. Tienen una medida de 12 x 18.

Formulación de Preguntas: Este método consiste en realiar la lectura total del texto, subrayar lo principal y realizar preguntas sobre el mismo. Este método fué inventado por Francis Robinson en 1962 y lo resume en la siguiente nomenclatura: E = Examinar primero el texto en general mirando títulos y subtitulos. P = Preguntarse lo que uno piensa encontrará en la lectura o lo que le gustaría saber. L = Leer el texto utilizando cualquiera de las técnicas de resumen ya aprendidas. 4R = responder las preguntas que nos hemos planteado.

3. Cohesión: Es la propiedad que tiene un texto cuando no presenta repeticiones innecesarias y el texto es claro y no confuso. Es totalmente entendible para el lector.

Coherencia: Es una propiedad de los textos donde no se necesitan las ideas secundarias para tener un concepto claro desde el comienzo de la lectura.

4. Micro: Es el conjunto de proposiciones de un texto relacionadas entre si cuando estre se considera frase a frase.

Macro: Es el conjunto de proposiciones que sintetizan su significado y a veces incluye los recursos en el texto como titulos o puede aparecer en forma esplicita en el significado del texto.

Super Estructura: Corresponde a la relación más general que se puede encontrar entre las ideas del texto.

5. REDACCION: Es la composición de textos escritos, en orden con un sentido preciso y consistente en expresar por escrito pensamientos y conocimientos.

Redacción Comercial: Es la redacción que se usa para las cartas comerciales que son entre el cliente interno y externo. Se utiliza en presentaciones. comunicados, invitaciones, pedidos, propuestas, precios, etc. Además en esta redacción se busca actualmente estrablecer un estatrus de marleting para lograr la venta. (es considerado escribir para vender).

Redacción Personal: Es donde se utiliza un lenguaje más popular e intimo, se muestran los sentimientos.

Redacción Diplomática: Debe ser breve, clara y precisa. Tiene como finalidad temas del Estado o el Gobierno.

Redacción Espistolar: Esta redacción se define como una conversacióne escrita inspirada en motivos diversos. Puede desarrollarse con cualquier genero literario utilizando un lenguaje directo.

6. Conectores: Se denomina conector a una palabra o un conjunto de palabras que une una parte de un mensaje y establece una relación lógica entre ellas, pueden ser palabras, oraciones, conjunto de oraciones. Se clasifican en: aditivos, de contraste o adversativos, disyuntivos, casuales,concesivos, temporales, locativos, de precisión, comprativos, para resumir o concluir, de consecuencia. ( así mismo, por otra parte, en cambio, ya, bien, y , de todas maneras, etc).

Repeticiones: Consiste en el uso de elementos linguisticos fonemas, silabas, frases, oraciones que habían sido usados en el misno texto. La repetición no tiene que ser exacta.

Sustitución: Es una letra en el texto original que se reemplaza por otra que se encuentra en una posición que esta en un número determinado de espacios más adelante del alfabeto.

Elipsis: Es una figura de construcción que consite en la omisión de ciertas palabras innecesarias en la oración sin cambiar el sentido.

Correferancia: Es la igualdad de referencia de dos elementos linguisticos.

CARTA

Bogota, 18 de junio de 2010

Doctora

CECILIA AITKEN

Coordinadora Gestion Administrativa

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sede Administrativa

Ciudad

Asunto: Convocatoria

Respetada doctora:

Una vez terminado el proceso de formación en Técnico en Asistencia en Administración Documental, le solicito, abrir un convocatoria cerrada para tecnólogos, en el horario de fines de semana.

Agradezco, su atencion.

Cordialmente,

LUZ STELLA ALVARADO

Grupo 63761

Luz A.

NORMA INCONTEC 3393-CARTA

Es un comunicado personalizado, con caráter formal. Utizado para informar, solicitar, agradecer, invitar etc.

Se deben seguir los siguientes parámetros para su elaboración:

Margenes: superior y lateral izquierdo 3 o 4 cm, inferior y lateral derecho 2 o 3 cm.

Fecha: Ciudad de origen, dia, mes y año.

Datos destinatario: va a 4 o 6 espacios sencillos

Tratamiento: señor(a), Licenciado. Doctor, Ingeniero, Ecoconomista etc., se escribe con mayúscula inicial y sin abreviatura.

Nombres y apellidos completos en mayúscula fija

Cargo: se escribe con mayúscula inicial, Gerente, Rector Intendente etc.

Nombre de la empresa: mayúscula fija

Direccion ubicacion del destinatario

Nombre de la ciudada de destino, se escribe con mayúscula inicial.

Asunto y/o referencia: sintesis del tema de la carta.

Saludo: Frase corta y cortes.

Texto: mensaje que se transmite al destinatario (introduccion- desarrollo e informacion complementaria), párrafo corto, claro y conciso.

Despedida: igual al saludo una expresión de cortesía.

Firma: se ecribe en mayuscula fija, nombres y apellidos.

Identificacion del transcriptor a dos interlineas del firmante escrito con mayúscula inicial, e inicial del apellido; en letra más pequeña.

ACTIVIDADES 12, 13 Y 14 DE JUNIO DE 2010

Los dìas 12 y 13 de junio de 2010, realizamos el desarrollo de unas guías ortográficas; teníamos que colocar la letra correspondiente en el guiòn, definicion de algunas palabras buscando en la sopa de letras, separar sílabas teniendo en cuenta si cada palabra correspondia a las reglas ortgráficas de palabras agudas, graves y esdrújulas. Uso de diccionario.

El dia 14 de junio de 2010, las profesoras Doris y Liliana, realizaron evaluacion sobre las reglas ortográficas vistas, en referencia al uso de la (b v-s c z-ll y-j g - h) uso de mayuscula, uso de la tílde, uso del diptongo, hiato. Palabras graves, agudas y esdrújulas.

Nos fué entregada una evaluacion de otro compañero; para evaluar.

ACTIVIDADES 5, 6 Y 7 DE JUNIO DE 2010

El día 5 realizamos actividad en clase sobre las competecias laborales, respuestas a un cuestionario de seis preguntas, despeje dudas acerca de que es un simposio, un debate y una mesa redonda.

El dia 6 socializamos sobre los hemisferios del cerebro, esta constituido por dos mitades; hemisferio derecho y el emisferio izquierdo.

El día 7 participamos en un debate sobre la eutanacia y el aborto.
Mi punto de vista sobre la eutanacia. Creo que el respeto por la vida es lo mas importante, pero estoy de acuerdo con este procedimiento en los casos en los cuales una persona tiene una enfermedad terminal, contagiosa o lleva mucho tiempo en coma.

GESTO E IMAGEN

Comumicacion no verbal: susurros, gritos, alaridos, sollosos, movimientos, ritmos y gestos.

Codigos de la comunicacion no verbal : Kinesis (cinesis), proxemia y gestualidad.

Gesto contextual: los expresivos, indicadores de sentimientos y emociones, estado de animo que demuestran la capacidad del rostro humano que muestra la mas amplia gama de emociones y sentimientos desde la tristeza mas profunda hasta la felicidad exaltada, tranquilidad perfecta hasta la ira sanguinaria, desenfado, temor , odio, amor, disgusto, placer, dolor, deseo, abatimiento y victoria.

Gestos Universales: (Paul Ekman) quien a partir del cine y la fotogarafia invento una cartografia del rostro humano (fast) desifra el significado de los gestos faciales risa, llanto y tristeza.

(Margaret Mead) los perjuicios, agrecividad rasgo masculino y pasividad caracteristica femenina.

Los gestos son una forma de comunicacion pero tambien son utilisados como forma de encubrimiento. (verdad o fingimiento).

Imagenes: Nos permiten construir una imagen de luchador o de rebelde.

En el teatro y en las artes ecsènicas alcanzan una funcion poètica y estètica.

En la epoca contemporanea las imagenes se evidencian desde los aparatos de las nuevas tecnologias, desde las vallas publicitarias, influyen y determinan nuestros habitos de consumo.

BLOG SPOT Acrividad17demayode 2010

recibimos capacitación sobre las pautas a seguir para la creación del Blog Spot, el objetivo de este blog, es la de tener intercomunicación con el instructor en el desarrolo de las actividades de la la competencia de Desarrollar Procesos Comunicativos Eficaces y asertivos,