TALLER No. 1

TALLER No. 1

• IDENTIFIQUE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS Y EQUIPOS NECESARIOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA REALIZACION DE LAS LABORES PROPIAS DEL AREA.

Armarios archivadores verticales metálicos para oficina
Armarios archivadores metálicos para archivos visibles
Armarios archivadores de madera
Armarios archivadores pirorresistentes para oficina
Armarios archivadores para placas de maquinas de imprimir direcciones
Archivadores para listados de ordenadores
Sistemas de archivos suspendidos
Sistemas automatizados de archivos con transportadores
Sistemas de archivo en armarios móviles metálicos
Sistemas de archivo motorizados para tarjetas o documentos
Sistemas de archivo en elementos apilables de plástico
Sistemas de archivo para estarcidos y placas offset
Clasificadores giratorios de oficina, metálicos
Muebles archivadores para oficinas de proyectos
Archivadores personales de oficina, metálicos
Clasificadores para facturas y pedidos
Clasificadores expandibles
Carpetas clasificadoras y con resorte de palanca
Clasificadores para disquetes flexibles
Clasificadores para dibujos, documentos y planos
Ficheros de rueda
Índices de plástico para oficina
Cajas de cortón para fichas y para archivos
Ficheros y divisores de cartón
Ficheros y divisores de plástico
Sujeta libros para librerías y bibliotecas
Elementos y accesorios para sistemas de archivo
Equipos de archivo según especificación del cliente.

• IDENTIFIQUE LOS DIFERENTES MANUALES DE OPERACIÓN DE ESOS EQUIPOS Y ELEMENTOS PARA LA LABOR ARCHIVISTICA Y ELABORE UN LISTADO.

COMPUTADOR: Es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Está compuesta por una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud y rapidez, la información solicitada por el usuario en forma ordenada y organizada, previamente programada.

REDES: Es un conjunto de equipos (computadores y/o dispositivos ) conectados por medio de cables. Señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos que comparten información (archivos) (CD ROM, impresoras, etc) Servicios (Internet, e mail, chat, juegos etc.)

FAX: Es un sistema que permite transmitir información escrita a distancia por la línea telefónica.

INTERNET: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectados TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial.

BASES DE DATOS: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para consulta.

CORREO ELECTRONICO: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes mensajes o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
Es una herramienta telemática es decir, aquella herramienta basada en un conjunto de técnicas y servicios que combinan las telecomunicaciones y la informática y que se constituye en el correo del Tercer Milenio.

FOTOCOPIADORAS: Una fotocopiadora es un aparato para hacer copias en papel de un documento impreso. Actualmente, están siendo sustituidas por su evolución, los equipos multifunción. Esto equipos además permite el uso separado como escáner de computadora e impresora, la tecnología digital además permite funciones muy interesantes como la supresión de bordes, la función escanear una vez, imprimir varias; La alternativa sin memorización de hojas seria repetir la primera hoja, luego la segunda, etc. Y después reordenar todas las hojas.

SELLOS: Se crearon con el fin de dejar constancia de la recepción de documento, las unidades de correspondencia deberán contar con ello como recibido, devuelto, radicado y urgente; y lo demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

CARPETAS: Sirven para darle tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la conservación y clasificación de los mismos, cada unidad administrativa deberá contar como mínimo una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

CASILLEROS: Unidades de correspondencia centralizada, la recepción y envió de las comunicaciones es deber contar con muebles dotados con divisiones que permitan el almacenamiento temporal de los mismos, y la ubicación.

PERFORADORA: Es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas.

COSEDORA: accesorio para evitar la pérdida de los documentos por medio de la perforación de los mismos que son sostenidos por un gancho metálico.

INTRANET: Comunicación interna de luna entidad que usa el sistema de redes como base para la comunicación ágil y eficaz.



ORGANIGRAMA CENTRO DE CORRESPONDENCIA INTER SERVICIOS LTDA.

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA: JEFE. Se encarga del enrutamiento y control de los documentos teniendo en cuenta a que departamento y/o entidad pertenecen, elaborando las corresponden guías o planillas, que son el soporte de la entrega.

UNIDAD DE ARCHIVO: se encarga de recibir, verificar y corroborar que la información anotada en cada guía sea la verdadera, luego se organiza en orden numérico accedente, para luego enviar el correspondiente informe al cliente.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: es la encargada de recibir encasillar y enrutar la correspondencia para ser entregada a los mensajeros.

UNIDAD DE MENSAJERIA: encargada de asignar las rutas a cada mensajero y controlar los tiempos de cada entrega.

























LEGAJOS NECESARIOS PARA UBICAR LOS DOCUMENTOS: