TALLER No: 3
• DEFINA EL CONCEPTO DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos, tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción.
• INVESTIGUE SOBRE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Unidad establecida de acuerdo a la estructura s de la entidad para gestionar de manera centralizada y normalizada la recepción, clasificación, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental interna y externa.
• DEFINA CONCEPTO DE COMUNICACIÓN OFICIAL: Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en una entidad, independientemente del medio utilizo.
Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes y numero.
• INVESTIGUE EL CONCEPTO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Y ENUMERE LOS PASOS DE ESE PROCESO ARCHIVISTICO.
• Las Tablas de Retención Documental es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
• Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.
• La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánico funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales.
• Así mismo se siguen las etapas para la elaboración de las mismas, enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, así:
• PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.
• Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
• SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.
• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan Su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.”
• TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
• El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
• CUARTA ETAPA. Aplicación
• Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.”
• ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
• La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
• DEFINA EL CONCEPTO DE MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
ARCHIVO: Lugar donde se guardan documentos. Conjunto de documentos.
Agrupación de información que puede ser manipulada de forma unitaria por el sistema operativo de un ordenador. Un fichero puede tener cualquier tipo de contenido (texto, ejecutables, gráficos, etc.) y posee una identificación única formada por un 'nombre' y un 'apellido', en el que el nombre suele ser de libre elección del usuario y el apellido suele identificar el contenido o el tipo de fichero.
CORRESPONDENCIA: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
ESTABLESCA LA DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA;
El archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia, y la correspondencia recibe y envía documentos a personas naturales y al archivo, cuando los documentos son esta dependencia.
IDENTIFIQUE Y CONSIGNE LAS PARTES QUE CONFORMAN EL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.
Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)
Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal, confidencial.
Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.
Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema.
Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo personal de los funcionarios.
Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc.
Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, codificado por asuntos o temas, etc. En todos los casos es conveniente incluir la tabla completa de los ítems o temas que conforman el archivo, independientemente del sistema elegido; la codificación de las dependencias o el listado alfabético de las mismas.
Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.
Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los medios reprográficos (como la perforadora).
Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración de Documentos.
Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM) etc.
Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.
Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de Documentos.
Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.
CONCLUSIONES
El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.
• DEFINA EL CONCEPTO DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos, tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción.
• INVESTIGUE SOBRE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Unidad establecida de acuerdo a la estructura s de la entidad para gestionar de manera centralizada y normalizada la recepción, clasificación, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental interna y externa.
• DEFINA CONCEPTO DE COMUNICACIÓN OFICIAL: Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en una entidad, independientemente del medio utilizo.
Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes y numero.
• INVESTIGUE EL CONCEPTO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Y ENUMERE LOS PASOS DE ESE PROCESO ARCHIVISTICO.
• Las Tablas de Retención Documental es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
• Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.
• La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánico funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales.
• Así mismo se siguen las etapas para la elaboración de las mismas, enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, así:
• PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.
• Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
• SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.
• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan Su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.”
• TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
• El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
• CUARTA ETAPA. Aplicación
• Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.”
• ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
• La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
• DEFINA EL CONCEPTO DE MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
ARCHIVO: Lugar donde se guardan documentos. Conjunto de documentos.
Agrupación de información que puede ser manipulada de forma unitaria por el sistema operativo de un ordenador. Un fichero puede tener cualquier tipo de contenido (texto, ejecutables, gráficos, etc.) y posee una identificación única formada por un 'nombre' y un 'apellido', en el que el nombre suele ser de libre elección del usuario y el apellido suele identificar el contenido o el tipo de fichero.
CORRESPONDENCIA: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
ESTABLESCA LA DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA;
El archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia, y la correspondencia recibe y envía documentos a personas naturales y al archivo, cuando los documentos son esta dependencia.
IDENTIFIQUE Y CONSIGNE LAS PARTES QUE CONFORMAN EL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.
Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)
Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal, confidencial.
Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.
Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema.
Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo personal de los funcionarios.
Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc.
Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, codificado por asuntos o temas, etc. En todos los casos es conveniente incluir la tabla completa de los ítems o temas que conforman el archivo, independientemente del sistema elegido; la codificación de las dependencias o el listado alfabético de las mismas.
Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.
Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los medios reprográficos (como la perforadora).
Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración de Documentos.
Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM) etc.
Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.
Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de Documentos.
Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.
CONCLUSIONES
El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.
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